Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Unternehmen in Deutschland beträgt grundsätzlich 10 Jahre. Dies gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen. Diese Regelung basiert auf den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie der Abgabenordnung (AO).
Nach § 257 HGB müssen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden.
Ebenso bestimmt § 147 AO, dass Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen insbesondere Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die Buchungsbelege.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist am Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt oder die Rechnung ausgestellt bzw. empfangen wurde.
Müssen Rechnungen im Original aufbewahrt werden, wenn ich Sie digital ablege?
Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den Änderungen in der Gesetzgebung ist es unter bestimmten Bedingungen möglich, Rechnungen und andere Dokumente digital zu archivieren, anstatt sie in Papierform aufzubewahren.
Gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die vom Bundesministerium der Finanzen herausgegeben wurden, ist die digitale Archivierung von Rechnungen unter Einhaltung bestimmter Bedingungen zulässig. Wichtig ist dabei, dass die digitalisierten Dokumente den originalen Papierdokumenten inhaltlich entsprechen und während der gesamten Aufbewahrungsfrist für Rechnungen verfügbar, unverändert und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Das bedeutet, dass die Originaldokumente nach der Digitalisierung unter bestimmten Umständen vernichtet werden dürfen, sofern die digitalen Kopien den Anforderungen der GoBD entsprechen.
Zu den wesentlichen Anforderungen gehören:
- Bildtreue und Vollständigkeit: Die digitalisierten Versionen müssen mit den Originalen in Bild und Inhalt übereinstimmen.
- Unveränderbarkeit: Die digitalisierten Dokumente müssen so gespeichert werden, dass eine nachträgliche Veränderung nicht möglich ist oder nachvollziehbar dokumentiert wird.
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Ein Dritter muss in der Lage sein, die Dokumente in angemessener Zeit zu prüfen.
Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, können Unternehmen Rechnungen und andere relevante Dokumente digital archivieren und müssen die Papieroriginale nicht zwingend aufbewahren. Allerdings ist es ratsam, die spezifischen Anforderungen und eventuelle branchenspezifische Regelungen zu beachten und gegebenenfalls mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer Rücksprache zu halten, um sicherzustellen, dass die digitale Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Welche Vorteile bietet eine digitale Ablage von Rechnungen?
Die digitale Archivierung bietet viele Vorteile, wie eine effizientere Nutzung von Räumlichkeiten, die sonst für die Lagerung von Papierdokumenten benötigt würden, sowie einen schnelleren Zugriff auf die archivierten Dokumente. Doch die Umstellung auf ein digitales Archiv muss sorgfältig geplant und umgesetzt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Es ist wichtig, ein System zu wählen, das die Unveränderbarkeit und die langfristige Lesbarkeit der Dokumente gewährleistet. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfrist für Unternehmen jederzeit zugänglich sind und in einem Format vorliegen, das auch von Dritten eingesehen werden kann.
Unternehmen sollten daher die Aufbewahrungsfristen und die Anforderungen an die digitale Archivierung genau kennen und einhalten. Die Entscheidung, ob Rechnungen und andere Dokumente in Papierform oder digital aufbewahrt werden, hängt von den individuellen Gegebenheiten des Unternehmens ab. In jedem Fall ist es empfehlenswert, sich vor der Umstellung auf eine digitale Archivierung von einem Experten beraten zu lassen. Dies kann ein Steuerberater, ein Wirtschaftsprüfer oder ein auf digitale Archivierung spezialisierter Dienstleister sein.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die korrekte Aufbewahrung von Rechnungen und Geschäftsunterlagen eine fundamentale Säule der Unternehmensführung darstellt. Sie trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei, sondern schützt das Unternehmen auch vor möglichen finanziellen und reputativen Schäden, die durch eine nicht ordnungsgemäße Archivierung entstehen können. Die digitale Archivierung bietet eine praktische Möglichkeit, diesen Anforderungen gerecht zu werden, sofern sie den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.
Welche Konsequenzen folgen, wenn ich die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nicht einhalte?
Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen kann für Unternehmen ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Diese reichen von finanziellen Strafen bis hin zu steuerrechtlichen Problemen. Hier eine Übersicht über mögliche Konsequenzen:
- Steuerrechtliche Konsequenzen: Eine der unmittelbarsten Folgen der Nichteinhaltung von Aufbewahrungsfristen sind steuerrechtliche Probleme. Wenn das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung Unterlagen anfordert, die nicht mehr vorhanden sind, kann dies zu Nachteilen bei der steuerlichen Bewertung führen. In einigen Fällen kann das Finanzamt Schätzungen zu Ungunsten des Unternehmens vornehmen, was zu höheren Steuernachforderungen führen kann.
- Bußgelder und Strafen: Das Finanzamt kann Bußgelder gegen Unternehmen verhängen, die ihre Buchführungsunterlagen nicht innerhalb der vorgeschriebenen Fristen aufbewahren. Die Höhe der Strafen kann je nach Schwere des Verstoßes variieren, stellt aber eine unnötige finanzielle Belastung für das Unternehmen dar.
- Rechtliche Konsequenzen: Neben steuerrechtlichen Problemen können auch rechtliche Konsequenzen folgen. Beispielsweise kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen die Beweisführung in zivilrechtlichen Verfahren erschweren. Wenn Dokumente, die als Beweismittel dienen könnten, nicht mehr verfügbar sind, kann dies die Rechtsposition des Unternehmens schwächen.
- Probleme mit Kreditgebern und Investoren: Kreditgeber und Investoren fordern oft Einsicht in die Geschäftsunterlagen, um die finanzielle Gesundheit und die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften zu bewerten. Fehlende Unterlagen können das Vertrauen dieser Stakeholder beeinträchtigen und die Finanzierungsmöglichkeiten des Unternehmens einschränken.
- Verlust von Kundenvertrauen: Die professionelle Verwaltung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist auch ein Zeichen für die Zuverlässigkeit und Seriosität eines Unternehmens. Die Nichteinhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kann daher das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern untergraben.
- Schwierigkeiten bei der internen Revision und Kontrolle: Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist auch für interne Revisions- und Kontrollprozesse von Bedeutung. Fehlende Unterlagen können die interne Überprüfung der Geschäftsvorgänge erschweren und das Risiko von internen Fehlern oder sogar Betrug erhöhen.
Um diese Konsequenzen zu vermeiden, ist es entscheidend, dass Unternehmen ein effektives Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem implementieren, das die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gewährleistet. Zudem kann eine regelmäßige Überprüfung der Aufbewahrungspraktiken und gegebenenfalls eine Beratung durch Fachexperten, wie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, helfen, die Compliance sicherzustellen.
Stand: Februar 2024
